Politica privind supravegherea video

POLITICA PRIVIND SUPRAVEGHEREA VIDEO
S.C. ELCANI S.R.L.

la punctul de lucru situat in Ploiesti, str. Traian, nr. 117 – OBIECTIV SUPRAVEGHEAT VIDEO.
Prin intrarea in obiectivul supravegheat video va exprimati acordul pentru prelucrarea imaginii dumneavoastra in scopul mentionat mai jos.
Identitatea operatorului: S.C. ELCANI S.R.L. cu sediul social in Ploiesti, str. Traian, nr. 104-106, punct de lucru in Ploiesti, str. Traian, nr. 117, inmatriculata la Registrul Comertului sub nr. J29/1030/1992, cod unic de intregistrare RO1350977.

Motivul legitim și temeiul juridic al supravegherii video
Utilizarea sistemului de supraveghere video este necesară pentru a menține un climat social optim și pentru a spori siguranța, securitatea și controlul accesului în incinta S.C. ELCANI S.R.L.

REFERINTE NORMATIVE SI CONDITII DE LEGIMITATE

a) Legea nr. 333 din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare;
b) Hotărârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor;
c) Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privier la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare;
d) Ordinul nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerintelor minime de Securitate a prelucrarii de date cu caracter personal;
e) Legea nr. 190 din 18 iulie 2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor)
f) Instrucţiunile Autorităţii Europene de Protecţie a Datelor Personale privind supravegherea video,
g) Imaginile sunt monitorizate si inregistrate si in conformitate cu regulamentele emise de catre RAR, respectiv RNTR 1 si RNTR 9.
h) Regulamentul Intern al SC ELCANI SRL
e) Fisele posturilor

2. Scopul și sfera politicii privind supravegherea video
S.C. ELCANI S.RL. operează un sistem de supraveghere video pentru:
- a preveni, descuraja, gestiona și ancheta incidentele de siguranță și securitate,
- pentru protecția persoanelor, a bunurilor (de incendii, furturi, efracții, atacuri sau de orice altă amenințare)
- detectarea si investigarea furturilor de echipament sau de bunuri detinute de companie sau de clientii acesteia
- prevenirea, detectarea si investigarea riscurilor si amenintarilor la adresa personalului angajat care isi desfasoara activitatea la locatia supravegheata
- pentru prevenirea criminalitatii, conportamentului antisocial, agresiunii, pentru siguranta clientilor, furnizorilor si vizitatorilor nostri si pentru protejarea societatii si a propietatii.

Sistemul de supraveghere video sprijină realizarea scopurilor comune legate de securitate și acces, prin monitorizarea unor zone și evenimente specifice. Sistemul face parte din măsurile menite să sprijine politicile de securitate ale S.C. ELCANI S.RL.. Controlorul de date pentru operațiunea de procesare a supravegherii video este Compartimentul Securitate din cadrul S.C. ELCANI S.RL. Această politică stabilește mecanismele de utilizare a sistemului de supraveghere video, precum și măsurile adoptate de S.C. ELCANI S.RL. pentru a proteja datele personale și viața privată a persoanelor aflate în incinta S.C. ELCANI S.RL. și în imediata sa apropiere.
Elementele acestei politici de supraveghere sunt aplicabile în toate spațiile S.C. ELCANI S.R.L.

3. Asigurare operarii sistemului de supraveghere video în conformitate cu prevederile legislative referitoare la viața privată și protecția datelor
3.1. Revizuirea sistemului actual

Procedurile S.C. ELCANI S.RL. sunt revizuite periodic, pentru a se asigura conformitatea cu Legea nr. 190 din 18 iulie 2018 privind măsuri de punere în aplicare ale prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).
Revizuirea sistemului va reanaliza si:
- necesitatea mentinerii in uz a sistemului
- indeplinirea scopului declarat
- posibile alternative adecvate la sistem

3.2. Conformitatea
S.C. ELCANI S.R.L. procesează imaginile în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).
3.3. Sistemul CCTV
Sistemul Closed-circuit television (CCTV) al S.C. ELCANI S.RL. poate fi supus periodic unei analize de risc pentru fiecare cameră de supraveghere în parte. Pe baza analizelor și cu obiectivul de a reduce la minimum monitorizarea zonelor care nu sunt relevante pentru scopurile avute în vedere, localizarea camerelor și unghiurile de vizionare pot fi modificate, înlocuite sau confirmate.
Configuratia sistemului de supraveghere video - trei DVR-uri, fiecare avand posibilitatea de a avea 16 camere. DVR-urile au in componenta hard-uri de inregistrare si sunt montate intr-un dulap tip rack.
Sistemul de supraveghere se afla in spatiu securizat, protejat de masuri de securitate fizica.

3.4. Transparența
Politica privind Supravegherea Video S.C. ELCANI S.R.L. este disponibila pe pagina web a firmei www.elcani.ro .
3.5. Revizuirea politicii
Operatorul sistemului efectuează o revizuire a proporționalității utilizării sistemului de supraveghere video asupra protecției datelor cu caracter personal la fiecare doi ani. În cursul acestor revizuiri periodice, va aprecia dacă:
• există în continuare nevoie de un sistem de supraveghere video;
• sistemul continuă să servească scopului său declarat;
• nu există, în continuare, alternative adecvate.
Revizuirile periodice vor acoperi, de asemenea, și alte probleme identificate pe durata exploatării sistemului, în special dacă politica S.C. ELCANI S.RL. de supraveghere video continuă să respecte legislația și instrucțiunile în vigoare și dacă este respectată în practică.

3.6. Soluții tehnologice care respectă viața privată
La comenzile de echipamente noi pentru sistem și, în măsura posibilului, S.C. ELCANI S.RL. va utiliza soluțiile tehnologice optime, care să se ridice la standardele și nivelul ultimelor tehnologii disponibile.
4. Zonele aflate sub supraveghere
Amplasarea camerelor de supraveghere și a unghiurilor de vizionare ale acestora se bazează pe o analiză a riscului, asigurându-se orientarea camerelor exclusiv către zonele cele mai importante dinăuntrul clădirii.
Pentru a monitoriza punctele de intrare și ieșire ale incintei S.C. ELCANI S.R.L., sunt prevăzute camere de supraveghere. În plus, sunt prevăzute camere care monitorizează puncte de legătură, precum și proximitatea anumitor zone de importanță majoră care necesită o securizare suplimentară, cum ar fi zonele unde sunt păstrate sume de bani, zona receptiei, zonele de acces restricționat, precum si zonele in care s-au manifestat deja incidente.
NU se monitorizează zonele susceptibile să ofere un grad mai ridicat de discreție. Spațiile susceptibile să ofere un grad maxim de discreție, cum sunt vestiarele, cabinele de duș, toaletele sau alte locații similare, nu sunt monitorizate niciodată.
Monitorizarea efectuată în afara perimetrului incintei S.C. ELCANI S.R.L este limitată către minim ( parcari, fatade, intrari in incinte, etc.), dar si zonele in care s-au manifestat deja incidente.

5. Categorii de date personale colectate și scopul colectării acestora
5.1. Descrierea si caracteristicile tehnice ale sistemului
Sistemul S.C. ELCANI S.R.L de supraveghere video este un sistem convențional, static. Toate camerele de supraveghere funcționează 24 ore/zi, 7 zile/săptămână. Calitatea imaginii în majoritatea cazurilor permite identificarea persoanelor aflate în zona de acoperire a camerei de supraveghere. Aceasta înregistrează imagini digitale înregistrându-se, imaginile captate, precum și timpul, data și locul.
Nu utilizăm tehnologie de vârf sau supraveghere video inteligentă, nu interconectăm sistemul nostru cu alte sisteme și nu utilizăm înregistrările audio sau „CCTV cu sunet”.
Accesul este strict limitat la angajatii autorizati si/sau firma care asigura service-ul sistemului, acesta realizandu-se in camera de control, unde se afla dispuse DVR-urile (Digital Video Recorder) sistemului de supraveghere video.
Pentru o mai mare siguranta a prelucrarii datelor care pot fi obtinute in urma supravegherii video, camerele sunt fixe (fara functie de zoom), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/scopul supravegherii. Operatorii special instruiti trebuie sa respecte setarile de confidentialitate si drepturile de acces.
5.2. Scopul supravegherii video
S.C. ELCANI S.R.L utilizează sistemul de supraveghere:
- pentru a garanta siguranța, securitatea și controlul accesului.
- a preveni, descuraja, gestiona și ancheta incidentele de siguranță și securitate,
- pentru protecția persoanelor, a bunurilor (de incendii, furturi, efracții, atacuri sau de orice altă amenințare)
- pentru prevenirea criminalitatii, comportamentului antisocial, agresiunii, pentru siguranta clientilor, furnizorilor si vizitatorilor nostri si pentru protejarea societatii si a proprietatii.
- sistemul de supraveghere contribuie la controlarea accesului în clădire și asigură securitatea și siguranța clădirilor, a personalului, clientilor și a vizitatorilor, precum și bunurile și documentele prezente sau păstrate în sediu si/sau parcarile unitatii.
- sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, descurajarea, gestionarea și, dacă este necesar, anchetarea incidentelor legate de siguranță și securitate, a potențialelor amenințări sau a accesului fizic neautorizat, inclusiv a accesului neautorizat în clădiri sau la infrastructura IT.
5.3. Limitarea scopului
Sistemul nu este utilizat în alte scopuri decât cele menționate mai sus. De exemplu, nu este utilizat pentru a monitoriza prezența angajaților. Sistemul nu este utilizat nici ca instrument de anchetă în alte scopuri decât cele descrise mai sus, cu excepția cazului în care este vorba de un incident de siguranță fizică sau de o infracțiune. Înregistrările pot fi transmise organelor de anchetă în cadrul unei anchete disciplinare sau penale oficiale.
5.4. Camere web
S.C. ELCANI S.R.L nu utilizeaza camera web in scopuri legate de protectia sigurantei si securitatii nationale.
5.5. Categorii speciale de date
Sistemul de supraveghere video al S.C. ELCANI S.R.L nu are drept scop colectarea unor categorii speciale de date, cum ar fi originea rasială sau etnică, opiniile politice, credințele religioase sau filosofice, apartenența la sindicate sau date privind sănătatea sau orientarea sexuală. Cu toate acestea, sistemul poate prelucra date personale speciale privind sănătatea în situația în care printre clientii firmei se află persoane cu deficiențe de vedere sau persoane cu dizabilități fizice ( de exemplu, cele aflate în cărucioare care intra in perimetrul camerelor).
Sistemul CCTV monitorizează aria minimă necesară pentru a asigura siguranța și securitatea clădirii. Având în vedere nivelul înalt al expunerii clădirii S.C. ELCANI S.R.L din perspectiva securității (perimetrul este ușor accesibil), intrările și perimetrul S.C. ELCANI S.R.L sunt toate echipate cu camere de supraveghere. Scopul utilizării acestor camere nu este de a înregistra sau procesa categorii speciale de date, nici de a viza un individ, ci de a fi capabil de a preveni, a evalua și a ancheta incidente legate de securitate.
Operatorii sistemelor de monitorizare beneficiază de instructaje periodice cu privire la protecția datelor și la drepturile fundamentale.

6. Dreptul de acces la informații și beneficiarii acestora
6.1. Personalul intern și extern de securitate și întreținere
S.C. ELCANI S.R.L gestioneaza intern operațiunile sale de supraveghere video.
Imaginile video sunt accesibile exclusiv angajatilor S.C. ELCANI S.R.L. cu competente determinate in acest sens, pe baza principiului necesității de a cunoaște.
S.C. ELCANI S.R.L nu va divulga nimanui imaginile video, cu exeptia organelor de politie, parchetelor si instantelor de judecata, la cererea expresa a acestora.
Întreținerea sistemului de supraveghere video este efectuată de un contractant extern, sub supravegherea unui funcționar de securitate al S.C. ELCANI S.R.L.
Compania impune limite in privinta persoanelor care au dreptul:

Sa vizioneze materialul filmat in timp real;
Sa vizioneze inregistrarea materialului filmat: vizionarea imaginilor filmate se face in cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevazute expres de lege si incidentele de Securitate, de catre persoanele special desemnate;
Sa copieze, sa descarce, sa stearga sau sa modifice orice material filmat.

Toti membri personalului cu drepturi de acces beneficiaza de o instruire initiala in domeniul protectiei datelor. Aceasta procedura va fi integrata in programul de instruire si indrumare, pentru toti utilizatorii cu drept de acces si atributii in operarea sistemului de supraveghere video.
Administratorul se va asigura ca intreg personalul din subordine, daca exista, implicat in operarea sistemului de supraveghere video, este instruit si informat cu privire la toate aspectele functionale, operationale si administrative ale acestei activitati. Dupa instructaj, se va semna o declaratie de confidentialitate.
Orice activitate de dezvaluire a datelor personale catre terti va fi documentata si supusa unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicarii, si pe de alta parte compatibilitatea dintre scopul in care se face comunicarea si scopul in care aceste date au fost colectate initial pentru prelucrare. Orice situatie de dezvaluire va fi consemnata intr-un Registru de evidenta a cazurilor de dezvaluire.

6.2. Dreptul de acces la datele personale
S.C. ELCANI S.R.L, cu privire la supravegherea video, stabileste și documentează cine are acces la înregistrările de supraveghere video și/sau la arhitectura tehnică a sistemului de supraveghere video, în ce scop și în ce constau drepturile respective de acces. În acest sens, S.C. ELCANI S.R.L. stabileste cine are dreptul:
• să vizioneze imaginile în timp real;
• să vizioneze imaginile înregistrate;
• să copieze;
• să descarce;
• să șteargă;
• să modifice imagini.
Drepturile de acces sunt stabilite prin decizia organelor de conducere a S.C. ELCANI S.R.L.
6.3. Formarea personalului cu privire la protecția datelor
Tot personalul firmei cu drepturi de acces, inclusiv agenții de securitate externi și tehnicienii de întreținere, beneficiază de instructaj cu privire la protecția datelor.
6.4. Angajamente privind confidențialitatea
Personalul cu drepturi de acces, inclusiv contractantul / personalul extern care efectuează operațiuni CCTV sau de întreținere a sistemului, semnează angajamente de confidențialitate pentru a garanta că nu transmit, nu arată sau nu divulgă nimănui în niciun fel conținutul imaginilor de supraveghere video, cu excepția destinatarilor autorizați.
6.5. Transferuri, comunicări și registre
Informațiile strânse ca urmare a procesării datelor personale, inclusiv imaginile CCTV, pot fi comunicate organelor judiciare sau de aplicare a legii pentru a ancheta sau urmări fapte penale. Aceste transferuri nu se efectuează decât la cerere. Nu au loc transferuri periodice sau de rutină.

7. Protejarea datelor personale
Pentru a proteja securitatea sistemului de supraveghere video ca întreg, inclusiv a datelor personale, se pun în practică o serie de măsuri tehnice și organizaționale.
Se iau toate măsurile posibile, tehnice și fizice, pentru a asigura securitatea sistemului și asigurarea protecției datelor, printre altele:
• personalul (extern și intern) semnează acorduri de nedezvăluire și confidențialitate;
• utilizatorilor li se acordă drepturi de acces numai la acele resurse care sunt strict necesare pentru a-și putea desfășura activitatea (pe baza necesității de a cunoaște);
• întocmirea unei liste actualizate a tuturor funcțiilor/posturilor care au acces la sistem în permanență și descrie drepturile lor de acces.

8. Păstrarea datelor
Perioada de păstrare a imaginilor captate de sistemul de supraveghere video este de 30 zile. Această perioadă de păstrare este esențială pentru investigațiile de securitate, deoarece din cauza prezenței utilizatorilor în diverse locuri de activitate, în multe cazuri reclamațiile sunt depuse după multă vreme de la incident.
Dacă este nevoie ca o imagine să fie păstrată pentru investigații ulterioare sau pentru a aduce dovezi în cazul unui incident de securitate, aceasta poate fi păstrată pe durata anchetei și, dacă este necesar, poate fi arhivată, odată cu ancheta, pentru o perioadă de până la un an.
Exceptie de la perioada de 30 de zile, fac inregistrarile solicitate de catre Registrul Auto Roman in baza regulamentelor RNTR 1 si RNTR 9. In aceste cazuri perioada de pastrare este cea prevazuta de aceste regulamente.

9. Furnizarea de informații către public
Furnizăm publicului (aceluia care trece pe lângă perimetrul S.C. ELCANI S.R.L. si /sau aceluia care intră în incinta S.C. ELCANI S.R.L.), personalului firmei informații cu privire la supravegherea video cu eficacitate și în mod detaliat. În acest scop, urmăm o abordare multistratificată, care constă dintr-o combinație a următoarelor 3 metode:

anunțuri la fața locului pentru a alerta publicul (trecători, șoferi, vizitatori, clienti, personal etc.) cu privire la faptul că are loc o monitorizare și furnizarea unor informații esențiale cu privire la procesare;
Politicii de Supraveghere Video pe site-ul web al firmei www.elcani.ro , pentru persoanele care doresc mai multe detalii despre practicile companiei noastre referitoare la supravegherea video.
Politica privind supravegherea video S.C. ELCANI S.R.L. este pusa la dispozitia oricarei persoane interesate, in format tiparit la sediul societatii.

10. Drepturile de acces, rectificare și stergere a datelor personale
Pe intreaga perioada de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de a avea acces la datele personale pe care le deținem cu privire la aceștia, de a le solicita interventia (stergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se opune prelucrarilor conform legii.
Orice solicitare de acces, rectificare și/sau ștergere a datelor trebuie direcționată către:
S.C. ELCANI S.R.L , str. Traian, nr. 117, Ploiesti, jud. Prahova, adresa de poștă electronică: gdpr@elcani.ro
Vom răspunde solicitărilor în mod amănunțit, în termen de 30 zile calendaristice. Dacă nu este posibil, solicitantul este informat cu privire la etapele ulterioare și motivul amânării în 30 zile. Chiar și în cele mai complexe cazuri, se va acorda acces sau un răspuns final motivat dacă se respinge solicitarea, în termen de cel mult 3 luni. Se vor lua toate măsurile pentru a răspunde mai devreme, în special dacă solicitantul declară că cererea este urgentă.
Dacă se solicită în mod specific, se poate stabili o vizionare a imaginilor, sau solicitantul poate obține o copie a imaginilor înregistrate, dar cu conditia de a nu prejudicia drepturile tertilor (persoana vizata va putea vizualiza doar propia imagine in masura in care este posibil, imaginile altor persoane care pot aparea in inregistrare vor fi editate in masura in care va fi posibil, astfel incat sa nu fie posibila recunoasterea/identificarea lor).
În cazul unei astfel de cereri, solicitanții trebuie să-și declare identitatea dincolo de orice bănuială (de ex, trebuie să aibă asupra sa documente de identitate la vizionare) sa mentioneze data, timpul, locul și circumstanțele în care au fost filmați de cameră. Trebuie, de asemenea, să furnizeze o fotografie proprie recentă, care să permită personalului de securitate sau angajatului responsabil de securitatea datelor video să-i identifice în imaginile analizate.
Exista posibilitatea refuzarii dreptului de acces in situatia in care se aplica exceptiile prevazute de lege. Necesitatea de a restrictiona accesul se poate impune si in cazul in care exista obligatia de a proteja drepturile si libertatile unor persoane, de exemplu daca in imagini apar si alte persoane.

APROBAT
S.C. ELCANI S.R.L.

Anexa I – Anunt supraveghere video

S.C. ELCANI S.R.L., cu sediul in Ploiesti, str. Traian, nr. 104-106, punct de lucru in Ploiesti, str. Traian, nr. 117, prelucreaza datele dumneavoastra personale, constand in imagini ale dumneavoastra, in format video. Aceasta prelucrare este realizata in interes legitim, in masura permisa si impusa de legislatia aplicabila in scopul monitorizarii securitatii persoanelor si/sau a bunurilor. Supravegherea video este realizata fara a aduce atingere vietii private a persoanelor vizate (salariati, vizitatori), supravegherea nefiind intruziva.
Imaginile sunt monitorizate si inregistrate pentru prevenirea criminalitatii, comportamentului antisocial, agresiunii, pentru siguranta personalului, clientilor, furnizorilor si vizitatorilor nostri si pentru protejarea societatii si a proprietatii.
Imaginile sunt monitorizate si inregistrate si conform legilor Registrului Auto Roman, respectiv prevederile RNTR 1 si RNTR9.
Sistemele de supraveghere video sunt functionale 24 de ore pe zi, 7 zile pe saptamana.
Politica privind Supravegherea Video S.C. ELCANI S.R.L. poate fi accesata la adresa web www.elcani.ro .
Datele cu caracter personal vor fi sterse in max. 30 zile de la data inregistrarii lor. Datele nu sunt transmise in alt stat. In baza conditiilor prevazute de Regulamentul General privind Protectia Datelor nr. 679/2016 – GDPR, aveti urmatoarele drepturi: dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la stergere, dreptul la restrictionarea prelucrarii, dreptul la portabilitatea datelor. Va puteti exercita aceste drepturi adresand orice intrebare / solicitare la adresa de e-mail gdpr@elcani.ro . De asemenea, aveti dreptul de a formula o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal. (www.dataprotection.ro).